Исповедь руководителя

«ВЕЛИЧАЙШЕЕ ДОБРО, КОТОРОЕ ТЫ МОЖЕШЬ СДЕЛАТЬ ДЛЯ ДРУГОГО — НЕ ПРОСТО ПОДЕЛИТЬСЯ С НИМ СВОИМИ БОГАТСТВАМИ, НО И ОТКРЫТЬ ДЛЯ НЕГО ЕГО СОБСТВЕННЫЕ.» БЕНДЖАМИН ДИЗРАЭЛИ

Что же меня подтолкнуло взять карандаш и изложить на бумаге свои мысли? — Жгучее желание работать с единомышленниками! Как же это комфортно, а часто и жизненноважно, когда люди, с которыми ты вместе работаешь, слышат тебя, понимают с полуслова, быстро и точно все выполняют и задача, которая еще недавно казалась туманной и труднодостижимой, с каждым днем вырисовывается все четче и из призрачной превращается в реальную.

Как говорил Фрэнсис Скотт Фицджеральд: «Вы пишите не потому, что хотите сказать что-нибудь, а потому, что вам есть что сказать». Да, сказать есть что.

Мне очень повезло. Находясь на одной территории, за 30 лет я попеременно была подданной четырех государств: СССР, Республики Крым, Украины, России… Согласитесь — это удивительный факт. Я жила, училась и работала то в стране развитого социализма, то в стране зарождающегося агрессивного капитализма. Помню, как было мучительно больно и непонятно, когда принципы и основы жизни, которые впитаны с молоком матери, становятся атавизмами и сменяются на практически противоположные. В такие моменты главное — не потерять себя, не озлобляться, использовать все перемены для совершенствования и всестороннего развития.

Поскольку с молодых лет, начиная с первой ступени, я постепенно поднималась по управленческой лестнице, то на определенной стадии стала задаваться вопросом: «А каким же должен быть руководитель? Что он должен уметь? Какие знания и привычки помогут ему быстро сориентироваться, адаптироваться, организовать и настроить весь процесс с учетом местных обычаев и политической ситуации?»

К сожалению, ПРАКТИЧЕСКИХ школ управления в каком — либо виде не существует. Есть академии, университеты и прочие ТЕОРЕТИЧЕСКИЕ образовательные институты, которые дают хорошую теорию, немного знакомят с чужим опытом. И не более. Но когда приходишь с этими знаниями на проблемное предприятие с присутствующим коллективом (присутствующим, а не слаженным единым коллективом), то сталкиваешься с процессами, для управления которыми ТАКИХ знаний не достаточно. Срочно необходимо еще что-то! А что? Предлагаю разобраться вместе.

Обычно приобретение знаний руководителя происходит тернистым опытным путем, т. е. менеджер учится на своих ошибках. Делюсь с Вами своим опытом и мыслями в надежде, что Вы не повторите моих ошибок и создадите свой неповторимый образ настоящего руководителя.

Условно задачи этого пособия можно разделить на три группы: определить объем навыков, о которых мы должны знать к концу книги (конечная цель); добиться изменения в сознании представления о стиле работы и отношения к ней; очертить круг вопросов, которые нужно для этого изучать (образовательная задача).

Позвольте вам представить: ваш верный друг и мудрый наставник — Иван Иванович, который не одно десятилетие идет по сложному, порою суровому пути управленца, преодолевая собственную неуверенность, сталкиваясь с негативным отношением и настороженностью окружения, творчески формируя слаженное, динамичное, отлаженное предприятие среди руин неорганизованного и субъективного руководства.

РАЗДЕЛ ПЕРВЫЙ. Стратегия

Итак, вас назначили руководителем остропроблемного предприятия (отдела, организации, департамента, корпорации и т. д.).

Вы поняли и определились с наиболее важными стратегическими задачами его деятельности.

Шаг первый. ЗНАКОМСТВО

Иван Иванович: «Что бы иметь общее представление о предприятии, я собираю как можно больше информации: среди знакомых, друзей знакомых, в интернете, из других источников. Так складывается первая картинка.»

Соберите всю возможную информации об организации из внешних источников.

Ознакомьтесь с деятельностью схожих объектов.

Проведите анализ внутрихозяйственной ситуации (в идеале — с командой специалистов): менеджер должен уметь анализировать большой объем информации, уметь правильно оценить ситуацию и найти решение выхода из создавшегося положения.

Иван Иванович: «Как это сделать? Я даю команду (или прошу коллег) дать мне необходимые данные и документы. Например, Устав предприятия, регламент работы, штатное расписание, структура субъекта, баланс предприятия на последнюю отчетную дату, отчет о финансовых результатах, структура дебиторской и кредиторской задолженности и др. Анализирую, затем обязательно составляю схему рабочего процесса, управленческую схему, схему документооборота, финансовую схему, схему внешних связей и, при необходимости, другие.

Очень важно знакомиться и определяться с потенциалом (возможностями) людей, с которыми вместе работаешь. Нет плохих работников — есть неправильно подобранная деятельность (функция) для определенного человека! Если на шахтматной доске ты слона обяжешь играть партию пешки, а пешка вдруг окажется ферзем — получится суматоха и разлад. Расставь правильно фигуры — и ты выиграешь партию!"

Шаг второй. ОПТИМИЗАЦИЯ

Иван Иванович: «Далее — еще интереснее. Я сопоставляю схемы между собой и оптимизирую их в соответствии со стратегической задачей. Какая цель: стараюсь сделать график и схему работы удобной, без лишних звеньев, максимально упростив сам производственный процесс и снижая затраты предприятия. Что еще важно (из опыта говорю) — предусмотреть ответственность каждого структурного подразделения за результаты. Иначе начнется перекладывание обязанностей с фразами «это не мое», или «это невозможно», или что-то подобное. Не идите на поводу. Укажите, кто, за что отвечает и в какие сроки.

Затем я выясняю слабые стороны и звенья предприятия, определяю мероприятия для их усиления или ликвидации."

NOTA BENE! Организация управленческого процесса должна осуществляться с учетом местных особенностей и политической ситуации. Иначе могут быть осложнения.

Шаг третий. ОБЯЗАТЕЛЬНЫЕ ПРАВИЛА ЭФФЕКТИВНОЙ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ

Иван Иванович: «В ходе беседы о правилах совместной работы я обязательно объявляю коллегам свои правила, например:

— Не понимаю слова: «Нет» или «Это невозможно», понимаю только: «Как возможно»

— «У нас улица с двусторонним движением, жду от вас встречного движения»

— «Если не успеваете сделать в назначенный срок или вопрос требует дополнительных мероприятий — подходите и сообщайте об этом заблаговременно» и др.

Это настраивает и стимулирует людей, помогает избежать лишних недоразумений и осложнений в итак непростой ситуации."

Раздел 2. О РУКОВОДИТЕЛЕ

Иван Иванович: «Я проработал более 30 лет в различных коллективах и на всяких предприятиях. И в результате увидел на жизненных примерах демонстрацию поговорки «Рыба гниет с головы». Если у руководителя в сознании не сложилась четкая цель и схема работы, то он начинает метаться, давать хаотичные (а иногда дурацкие) задания, а если и решает, то мелкие вопросы. Подчиненные это видят и чувствуют, беспорядочно мечутся. В коллективе начинается разлад. А работа в нужном направлении не движется. Количество нерешенных задач нарастает как снежный ком. А вместе с ним и страх безысходности».

Что характерно для хорошего руководителя? Что воспитывать в себе, изучать и на что ориентироваться?

1. Внутреннее и внешнее спокойствие

Сомнения, неуверенность закономерны и естественны. Они сопровождают любые начинания. От них не всегда можно куда-то убежать. Нет ничего страшного в том факте, что вы сомневаетесь. Более того, это нормально, ведь вы начинаете делать что-то новое, непривычное для себя и амбициозное. Поэтому ваша первая задача — это не разрешить сомнения, а просто делать свое дело, не слушая голос неуверенности, когда он вам мешает.

Суета, торопливость — признак неуверенного человека. Помните об этом, наблюдайте за собой (или попросите доверенного человека). Успокойте свои мысли, систематизируйте их, наметьте план действий — и у вас все получится!

Иван Иванович: «Такие важные качества — хладнокровие, выдержка, сдержанность, оптимизм ВОСПИТУЕМЫ в себе самом. Как вы сможете управлять несколькими десятками, а может, тысячами, людей, если не можете справиться с собой? Практика показывает, что неохотнее всего люди работают над собой. Находится масса причин (ну «ОЧЕНЬ объективных») и объяснений дабы не изменять свои привычки. Твердо знаю по себе и на других примерах, что ГЛАВНАЯ ПРИЧИНА СИДИТ В НАШЕМ СОЗНАНИИ. Как только вы захотите изменить в себе ЛЮБУЮ черту характера и поверите в себя — у вас все получится!

Мой собственный насыщенный, часто болезненный опыт говорит, что работая над собой, я стал гораздо спокойнее, увереннее и счастливее. Конечно, на самообучение (или, как говорят мои знакомые, самовнушение) потребовалось время и усилия, но результаты превосходят все ожидания!»

2.Умение общаться (я еще это называю «слушать, слышать и говорить»)

Понимание закономерностей процесса общения и владение искусством общения — необходимые условия успешной работы менеджера. Если не усвоены основы общения, то остальная работа управляющего уже не имеет особого значения и обречена на неуспех.

Личный успех менеджера определяется не только его знаниями, способностями и отношением к работе, но и тем, что знают, умеют и как работают его подчиненные. Работа коллектива играет решающую роль в оценке успехов управляющего.

Иван Иванович: «Я с удовольствием порекомендую ознакомиться (можно в Инете) с публикациями Людмилы Харив «5 ключевых секретов в нетворкинг*». Очень интересны такие ее работы, как «Три основные точки любой коммуникации» и «Как правильно произвести первое впечатление!»

3. Самостоятельность в принятии решений

Иван Иванович: «Очень важный показатель зрелости менеджера: внимательно выслушать мнения о путях решения проблемы и, выбрав наиболее разумное в них, создать свой путь решения. Я очень наглядно это увидел в фильме Боба Гейла «Трасса 60». А что думаете вы?

4. Ответственность за свои решения

«Пока ты считаешь, что твоей жизнью управляют внешние обстоятельства, которые от тебя не зависят,-ты не можешь контролировать свою жизнь. Даже если ты добьешься успеха, это будет случайностью в соответствии с твоей теорией. Ведь внешние обстоятельства — причина, а ты и твоя жизнь — следствие. Это ошибочная теория, которая так же распространена, как когда-то теория о том, что Земля плоская, а Солнце крутится вокруг Земли.» И. Пинтосевич «Действуй.10 заповедей успеха»

Иван Иванович: «Ранее, каждый раз, когда решение задачи заканчивалось неудачей, сразу же на ум приходило объяснение: объективные обстоятельства, это от меня не зависит. И становилось так жаль себя! А виноваты, конечно, другие (или другое).

Но со временем я понял, что такая позиция- это позиция «жизненного иждивенца» или «взрослого ребенка»: если получилось хорошо — моя заслуга, если плохо — кто-то или что-то виновно. Э-э, подумал я, так цель не достигнешь. Любой результат — мой результат. Даже если не такой, какой хотелось. Просто в следующий раз поступлю с учетом полученного опыта."

5.Умение четко осознавать, очень просто формулировать, доводить информацию до сознания подчиненных.

Из учебника для управленцев: «При постановке задач крайне важны следующие моменты: точность формулировки, достижимость, измеримость, актуальность и время выполнения работы.»

Иван Иванович: «Я стараюсь для себя каждую задачу расписать так:

Задача (точная формулировка)

Срок исполнения

Результат (единицы измерения)

Актуальность (привязка к стратегии)

Ответственный

Далее — излагаю ее подчиненным. Почему так важно подробно и просто доводить до сознания коллег информацию?

NOTA BENE! ДЛЯ ОБЩЕНИЯ СУЩЕСТВУЕТ МНОЖЕСТВО ПРЕПЯТСТВИЙ. МНОГИЕ ФАКТОРЫ ПУТАЮТ И ИСКАЖАЮТ ПОДАВАЕМУЮ ИНФОРМАЦИЮ.

Для примера — быль: профессор после насыщенной лекции поднимает белый лист бумаги и просит студентов кратко описать его. Из 50 ответов 38 были непохожими."

Алгоритм действий управленца при постановке задач: всегда назначать ответственных, ставить точные финишные (если есть необходимость, то и промежуточные) сроки исполнения (используйте дедлайн*), мониторить ситуацию и оперативно по необходимости ее изменять, спрашивать результат, поощрять или наказывать за результаты.

NOTA BENE! Если хочешь быть уверен, что сказанное тобой услышано и правильно понято, кратко и доступно повтори его и попроси пересказать. Из пересказа ты поймешь, насколько воспринята информация (задача), где и что необходимо поправить. От этого зависит, как сотрудник выполнит задачу.

6.Умение делегировать (передавать полностью или частично) свои полномочия

Очень важно уметь делегировать полномочия, что крайне необходимо для экономии времени руководителя. Не бойтесь часть задач (или этапов их выполнения) переложить на плечи своих коллег. Оставьте за собой мониторинг и контроль за их выполнением. Эффект: вы освободите себя от выполнения незначительных задач, подчиненные получат толчок для своего развития, появится дополнительное стимулирование сотрудников.

7.Регулярное самообразование

«Знание — главный инструмент управления.» Билл Гейтс

Иван Иванович: «Есть одна мудрая русская пословица: „Не стыдно не знать, стыдно не учиться.“ Даже если в ходе работы вы обнаружили что-то неведомое, не стесняйтесь спросить, изучить вопрос. Все знать невозможно.»

8.Умение создавать имидж, соответствующий обстановке.

Имидж — это визитная карточка человека, создаваемая им для других, это наше публичное «я». Понятие «имидж» происходит от английского слова «image» — «образ», «представление», и очень точно отображает его значение.

Ничего особенно сложного в умении создать свой деловой имидж. Так, например, форма одежды на работе должна быть простая и элегантная. Очень важно, что бы видели вас в одежде, а не одежду на вас.

Не забывайте, что вашему стилю должны соответствовать не только одежда, обувь, аксессуары*, прическа, но и манеры, речь, жесты, осанка. Станьте своим имиджмейкером*, обучайтесь, слушайте рекомендации специалистов — и вы почувствуете уверенность в своих силах!

Поработайте на свой имидж, чтобы потом он работал на вас!

9.Умение держать слово

Иван Иванович: «Внимательно относитесь к своим обещаниям любого характера. Возьмите себе за правило: „Обещать — значит сделать!“. Если не уверены, что обещание (или подобное действие) исполните — не рискуйте. Из-за неисполнения обещанного может серьезно пошатнуться ваш авторитет.»

10. Умение мотивировать людей

Мотива́ция (от лат. movere) — побуждение к действию.

Дуглас Макгрегор, создатель теории мотивации труда, говорил: «Создайте хороший климат, обеспечьте соответствующую подкормку и предоставьте людям расти самим. Вот тогда они вас удивят»

Понимание закономерностей процесса общения и владение искусством общения — необходимые условия успешной работы менеджера. Если вами не усвоены основы общения, то любые задачи для вас становятся особенно сложными и трудновыполнимыми. Изучите методы мотивации и провокации, умело используйте их на практике — и успех станет еще ближе!

11.Быть человеком-энерджайзером

Энерджайзер (разг.) — человек, у которого очень много энергии.

«Чем я всегда рад поделиться, так это своим энтузиазмом» Билл Гейтс

Что нужно для того, что бы всегда быть энергичным? В первую очередь, прекрасное самочувствие (а значит — хорошее здоровье!). Одновременно с этим — всегда оптимистичное и бодрое настроение. И, конечно же, самодисциплина: если не хочется, но требуется — убедите, мотивируйте себя! И всему этому можно себя научить. «Как?» — спросите вы. Обязательно поделюсь с вами об этом при следующем общении…

12. «Важнейшее качество хорошего менеджера — решимость грудью встречать любые плохие новости, самому искать встречи с ними, а не прятать голову в песок.» Билл Гейтс.

Что тут добавишь?

Действуйте — у вас все получится!

Анти-конфликтность считается одной из основных характеристик работы управленца. И именно поэтому все аналитики сходятся во мнении, что в данной профессии важны не cтолько специальные знания, сколько внутренние качества личности. Главное же среди них — уметь добиваться доверия.

Поэтому в ходе самоподготовки особое внимание уделите «психологической закалке»: учитесь вести диалог и переговоры, выступать перед большой аудиторией, разрешать кадровые конфликты, достигать компромиссов и противостоять давлению. Каждому из этих направлений посвящено много информативных и обучающих материалов. Сама профессия тоже накладывает отпечаток на характер. По данным опросов, нестандартность ситуаций, возникающих в процессе управления предприятием, формирует своеобразную управленческую мудрость. Необходимость для управленца быть одинаково убедительным в переговорах с кредиторами и должниками, с местной властью и федеральными органами, с сотрудниками предприятия и членами собственной команды способствует повышению терпимости к чужому мнению, развивает сдержанность, самоконтроль и в то же время умение оставаться независимым в собственных суждениях. Таким качествам надо учиться, используя рекомендации различных специалистов в ходе общения, знакомясь с литературой, кинофильмами, всеми достижениями современности (например, вебинарами, он-лайн консультациями и др.), а самое главное — приобретая собственный опыт, анализируя и систематизируя его. В ходе деятельности вы, иногда, будете иметь неприятные последствия. Совет: не углубляйтесь в свои эмоции и душевные переживания. Это — всего-лишь записана очередная страница вашего опыта! Перелистните ее, осмыслите, сделайте выводы и продолжайте с новой страницы! Я поздравляю вас: вы стали еще опытнее! Возможно, тогда и станут управленцев называть старым добрым словом — «попечители».

Вы — гениальный творец и созидатель!

Все возможно, верьте в себя!